Ob Grundsteuer, Hausmeister oder Gartenpflege – nicht alles, was rund um ein Mietshaus anfällt, landet automatisch beim Mieter. Wer Betriebskosten umlegen will, ist an eine abschließende Liste gebunden: die Betriebskostenverordnung. Sie zählt 17 Positionen auf, und was dort nicht steht, bleibt beim Eigentümer. Für Mieter ist diese Liste der schnellste Weg, eine Abrechnung auf Plausibilität zu prüfen.
Die 17 Kostenarten im Überblick
Umlagefähig sind die laufenden öffentlichen Lasten wie die Grundsteuer, die Kosten der Wasserversorgung und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, der Betrieb eines Aufzugs, die Straßenreinigung und Müllbeseitigung, die Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, die Gartenpflege, die Beleuchtung, die Schornsteinreinigung, die Sach- und Haftpflichtversicherung, der Hauswart, der Betrieb von Gemeinschaftsantennen sowie Einrichtungen der Wäschepflege. Hinzu kommt eine Auffangposition für sonstige Betriebskosten, die allerdings im Mietvertrag konkret benannt sein muss. Eine pauschale Formulierung wie „sonstige Kosten“ reicht dafür nicht aus.
Betriebskosten umlegen: die zwei harten Grenzen
Erstens muss die Umlage im Mietvertrag vereinbart sein. Fehlt eine entsprechende Klausel, ist die Miete eine Inklusivmiete, und nachträgliche Forderungen sind ausgeschlossen. Zweitens gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Der Vermieter darf keine überteuerten Dienstleistungen einkaufen und die Rechnung durchreichen. Verlangt der Hausmeisterdienst ein Vielfaches des Marktüblichen, lässt sich die Position kürzen. Beides zusammen erklärt, warum die Prüfung im Mietvertrag beginnt und nicht in der Abrechnung.
Was ausdrücklich nicht umlagefähig ist
Verwaltungskosten gehören nicht dazu, ebenso wenig Instandhaltung und Instandsetzung. Die Reparatur eines defekten Aufzugs trägt der Eigentümer, nur der laufende Betrieb ist umlagefähig – die Grenze verläuft zwischen Wartung und Reparatur. Auch Kontoführungsgebühren, Rechtsberatung, Mitgliedsbeiträge in Eigentümerverbänden und Rücklagen bleiben außen vor. Nach dem Ende des Nebenkostenprivilegs dürfen zudem Kabelanschlussgebühren nicht mehr pauschal auf alle Mieter verteilt werden. Wer solche Posten entdeckt, findet die Vorgehensweise im Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen.
Der CO2-Anteil folgt eigenen Regeln
Seit 2023 teilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz den nationalen CO2-Preis auf Heizenergie zwischen beiden Seiten auf. Für Wohngebäude gilt ein zehnstufiges Modell, das sich am Ausstoß je Quadratmeter und Jahr orientiert: Je schlechter die energetische Qualität des Hauses, desto höher der Anteil des Vermieters – bis zu 95 Prozent. Bei sehr effizienten Gebäuden trägt umgekehrt der Mieter die Kosten nahezu allein. Nimmt der Vermieter die Aufteilung gar nicht vor oder weist er die CO2-Kosten nicht gesondert aus, muss er sie vollständig selbst tragen. Die Grundlagen des Preismechanismus erklärt der Beitrag zum CO2-Preis.
Verteilerschlüssel richtig wählen
Ohne abweichende Vereinbarung wird nach Wohnfläche verteilt. Bei Müll und Wasser ist auch die Personenzahl zulässig, bei Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung mindestens 50 Prozent Verbrauchsanteil vor, maximal 70 Prozent. Ein einmal gewählter Schlüssel darf nicht willkürlich jedes Jahr wechseln. Fällt bei der Kontrolle auf, dass der Schlüssel zwischen zwei Jahren getauscht wurde, lohnt der Blick auf die Begründung – und notfalls der Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.
Sonderfall vermietete Eigentumswohnung
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, arbeitet mit zwei getrennten Abrechnungen. Die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft ist nicht identisch mit der Betriebskostenabrechnung für den Mieter: Zuführungen zur Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung und Instandsetzungen müssen vorher herausgerechnet werden. Wird die Hausgeldabrechnung ungefiltert weitergereicht, ist die Abrechnung angreifbar – ein Fehler, der in der Praxis erstaunlich häufig vorkommt.
Wirtschaftlichkeit belegen und Kosten dokumentieren
Für Vermieter empfiehlt sich eine saubere Ablage aller Rechnungen nach Kostenart, damit die Belegeinsicht ohne Suchaufwand möglich ist. Steigen einzelne Positionen deutlich, hilft eine kurze Erläuterung direkt in der Abrechnung: Ein Hinweis auf einen neuen Entsorgungsvertrag oder eine geänderte Grundsteuer nimmt vielen Rückfragen von vornherein den Anlass.
Häufige Fragen
Darf der Vermieter alle Betriebskosten umlegen?
Nein. Nur die in der Betriebskostenverordnung genannten Positionen und nur, wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Alles andere trägt der Eigentümer selbst.
Gehört die Grundsteuer wirklich zu den Nebenkosten?
Ja, sie zählt zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks und ist umlagefähig. Nach der Grundsteuerreform kann sich der Betrag deutlich verändert haben.
Wer zahlt die Wartung der Heizungsanlage?
Die regelmäßige Wartung ist umlagefähig, die Reparatur nicht. Bei Sammelrechnungen sollten beide Anteile getrennt ausgewiesen sein.
Was gilt für Kosten des Leerstands?
Anteile für leerstehende Wohnungen trägt der Eigentümer. Sie dürfen nicht auf die verbleibenden Mietparteien verteilt werden.
